Que doit contenir un reçu de massothérapie pour l'assurance ?

Ce qu'on retrouve généralement sur un reçu

• Le nom complet de la massothérapeute. Celle qui a donné le soin, et pas seulement le nom de la clinique.
• Son association et son numéro de membre. Le nom de l'association professionnelle dont elle est membre, et son numéro. Les formulaires d'assureurs parlent souvent de « numéro de permis ou d'enregistrement » : c'est ce numéro qu'ils cherchent.
• Le nom du client. La personne qui a reçu le soin. Pour un enfant ou un conjoint couvert par le régime, c'est son nom à lui qui figure sur le reçu.
• La date du soin. La date où le soin a été donné. Un reçu par séance simplifie la réclamation.
• Le soin et sa durée. Par exemple « Massothérapie, 60 minutes ». La durée est souvent demandée par les assureurs.
• Le montant payé. Le montant réellement payé, avec les taxes s'il y a lieu, et vos numéros de TPS et de TVQ si vous êtes inscrite.
• Les coordonnées de la clinique. L'adresse où le soin a été donné et un numéro de téléphone, pour qu'un assureur puisse vérifier au besoin.

La condition qui ne se voit pas : une association reconnue

Un reçu complet ne suffit pas toujours. L'assureur rembourse généralement les soins donnés par une massothérapeute membre en règle d'une association qu'il reconnaît. Chaque assureur tient sa propre liste, et elle peut changer : il est déjà arrivé qu'un grand assureur cesse de reconnaître une association québécoise, et refuse les reçus de ses membres à partir d'une date donnée.

Le régime du client compte aussi. La massothérapie n'est pas couverte par toutes les polices, et le montant remboursé, le nombre de séances ou l'exigence d'une recommandation médicale varient d'un régime à l'autre. Invitez vos clients à vérifier leur couverture avant leur premier rendez-vous.

Plusieurs associations offrent à leurs membres un modèle de reçu ou un outil pour en produire, et certaines demandent la signature de la massothérapeute. Si vous préparez vos propres reçus, vérifiez auprès de votre association qu'ils contiennent tout ce qu'elle exige.

Les erreurs qui font refuser une réclamation

• Le nom de la clinique seulement. Sans le nom de la massothérapeute et son numéro de membre, l'assureur ne peut pas savoir qui a donné le soin.
• Plusieurs séances sans leurs dates. Un seul montant global pour un mois de soins complique la réclamation. Indiquez chaque date, ou faites un reçu par séance.
• Une case laissée vide. Si un renseignement ne s'applique pas, indiquez-le plutôt que de laisser l'espace en blanc.
• Le mauvais nom. Le reçu doit porter le nom de la personne qui a réellement donné le soin, et de celle qui l'a reçu. Un reçu au nom d'une collègue, ou pour un soin qui n'a pas eu lieu, peut être considéré comme une fraude.

Une routine simple à la réception

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   À la prise du rendez-vousDemandez si le client veut un reçu d'assurance, et notez son nom complet tel qu'il figure à son régime.
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   Avant le soinAssurez-vous que l'adhésion de la massothérapeute à son association est à jour, et que son numéro est bien inscrit dans votre système.
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   Après le paiementRemettez ou envoyez le reçu le jour même, de préférence en PDF par courriel : le client peut souvent le joindre directement à sa réclamation en ligne.
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   Gardez une copieUn client peut vous en redemander un, et un assureur peut vouloir vérifier une réclamation.